Jak používat šablony emailů

Co jsou šablony emailů a kde se používají?

Jak vypadá email, který příjde zákazníkovi po dokončenní objednávky, nebo po registraci? Přesně to určují šablony emailů.

Jde o předlohy emailů, které Vám usnadňují komunikaci s Vašimi zákazníky zejména v situacích, kdy je chcete prostřednictvím elektronické pošty informovat o stavu objednávky, reklamaci, nebo zodpovídat dotazy na produkty.

Systémem přednastavené šablony naleznete v Horní menu → Komunikace → Šablony emailů.

V levém sloupci naleznete seznam všech šablon rozdělených do jednotlivých bloků dle procesu komunikace se zákazníky.  Kliknutím na kteroukoliv z nich se Vám zobrazí předloha, kterou můžete libovolně upravovat.

Jak editovat šablonu emailu?

Přejete-li si upravit některou z šablon, klikněte na její název v levém sloupci. U většiny z nich se Vám zobrazí detail s již přednastaveným tělem textu. U jiných musíte šablonu teprve nastavit.

Vpravo od detailu šablony se nachází objekty s názvy příslušných textových polí, které můžete do textu kdykoliv dodat. Editovat textová pole můžete až po jejich vložení do těla zprávy. Pro jejich vložení stačí přidržet tlačítko myši na příslušném objektu a tahem jej přenést na konkrétní místo ve zprávě (přetáhnout je do emailu). Objekty s texty upravíte kliknutím na ně přímo v detailu zprávy (celý blok se Vám podbarví červeně).

Jak vložit nový nebo upravit existující text emailu?

V levém sloupci vyberte kliknutím email, který chcete editovat. Když myší přejedete přez obsah emailu, jeho jednotlivé části se obarví a zobrazí se na nich text "Kliknutím edituj". Pokud na takovouto část kliknete, otevře se Vám textový editor, ve kterém můžete text formátovat a libovolně upravovat.

Kromě obecných úprav textu, vkládání odkazů a objektů, můžete do daného textu vkládat i tzv. proměnné. To jsou objekty, které se v emailu, jež je odeslán zákazníkům, automaticky přepíší na reálnou hodnotu – například číslo objednávky, kontaktní údaje na Vaší firmu apod. Naleznete je v liště přímo nad textovým polem.

 

Příklad úpravy textu s proměnnou:

Děkujeme za Vaši objednávku #cisloObjednavky# (Do #cisloObjednavky# se automaticky přepíše konkrétní číslo objednávky)

Po dokončení úprav klikněte na tlačítko Uložit změny.

 

Jak vložit do emailu logo?

Logo můžete vložit do záhlaví zprávy. Klikněte na blok Záhlaví, otevře se Vám nové okno.

Klikněte na tlačítko Přidat soubor a nahrejte z uložiště logo ve velikosti 200x50px. V případě, že jeho velikost nebude odpovídat daným rozměrům, bude po nahrání deformováno do uvedených rozměrů.

Klikněte na tlačítko Zobrazit změny. Logo se objeví vedle nadpisu emailu.

Po dokončení úprav klikněte na tlačítko Uložit změny.

 

 

Jak nastavit rozdílný popis podle způsobu dopravy?

V případě, že jsou součástí rozesílaných informací informace o způsobu dopravy, kterou si Vaši zákazníci společně s objednávkou vybrali, můžete v šablonách přednastavit rozdílný text pro každého dopravce, kterého ve svém eshopu nabízíte.

1. Klikněte na příslušný blok textu Doprava v detailu šablony.

2. Otevře se Vám textový editor, který je rozdělen do záložek dle všech dopravců, které máte nastaveny ve svém eshopu.

3. V jednotlivých záložkách můžete vytvořit rozdílný text pro každou konkrétní dopravní společnost, který nezapomeňte uložit. Vaši zákazníci následně obdrží informace týkající se pouze toho dopravce, kterého si vybrali.

TIP:  jednoltivé dopravy do emailu zákazníkovi popište tak, aby jasně věděl, co má dělat a jakým způsobem si zboží převezme. Myslete na to, že nepíšete reklamní text na danou dopravu, ale instrukce pro převeztí. Pokud zákazník zvolil osobní převzetí na pobočce, musí se v emailu dozvědět kam má přijít (přesná adresa, odkaz na mapu) a kdy (např. dáme vám vědět pomocí SMS nebo emailu).

TIP2: ieální je popsat přímo co má zákazník udělat. Víte například, že u balíkovny vás Česká Pošta obslouží přednostně, když při vybírání služby (když dostáváte lísteček s pořadovým číslem) zadáte přímo číslo zásilky?

 

Jak nastavit rozdílný popis podle způsobu platby?

1. V případě, že chcete své zákazníky informovat o konkrétním způsobu platby, který si společně s objednávkou vybrali, můžete si přednastavit rozdílný text pro každou formu úhrady objednávky, které ve svém eshopu nabízíte.

2. Klikněte na příslušný blok textu s názvem Platba.

3. Otevře se Vám textový editor, který je rozdělen do záložek dle všech způsobů plateb, které máte nastaveny ve svém eshopu. V záložkách můžete vytvořit text pro každou formu úhrady objednávky. Vytvořené texty nezapomeňte uložit.

TIP: stejně jako u dorpavy, měl by být zákazník jasně a srozumitelně informován o tom, co má dále dělat. Pokud píšete popis pro dobírku, mělo by zde být např. uvedeno "Zboží zaplatíte přímo dopravci při jeho přebírání.". U bankovního převodu zase jakou částku a kam přesmě má zákazník zaslat

 

Jak se používají speciální objekty jako tabulka, hlídání produktů atd...

Některé emaily umožňují kromě textu vkládat i speciální objekty, které se k objednávce váží. (Například do emailu s objednávkou můžete vložit tabulku se seznamem objednaných produktů, email s registrací obsahuje výpis údajů, které zákazník při registraci vložil a podobně). I tyto objekty lze editovat tak, že na objekt ukážete myší a kliknete. V těchto objektech však většinou nemůžete exitovat samotný text, pouze některá jejich natavení (např. zda se má v tabulce  s objednanými produkty zobrazovat i dostupnost)

Několik příkladů:

1. Tabulka produktů

   Jde o tabulku s přehledem objednaných produktů, jejíž obsah je možno editovat prostřednictvím zaškrtávacích polí. Stačí kliknout na blok Tabulka produktů. Otevře se nové okno se seznamem možných položek v tabulce. Označením zaškrtávacího pole u položek vyberte ty, které chcete, aby se v tabulce zobrazily. Následně klikněte na Zobrazit změny a nezapomeňte změny uložit kliknutím na tlačítko Uložit změny.

2. Hlídací pes

   V rámci této šablony rozesíláte zákazníkům informace o produktu, který sledují. Náhled produktu v tuto chvíli nelze změnit, ale můžete připsat doprovodný text.

   Podobným způsobem fungují i další speciální objekty v šablonách.

3. Odkaz na produkt

4. Znění dotazu z formuláře

5. Znění dotazu z diskuze

   Ať už chcete posílat informace o příspěvku v diskusi diskutujícím, nebo pouze jako upozornění sami sobě, tento objekt vložený do emailu bude obsahovat text aktuálně vloženého příspěvku.

6. Potvrzení odběru novinek

   Objekt informuje zákazníka, zda má aktivní odběr newsletteru (novinek emailem). Zároveň umožňuje tento odběr přihlásit či odhlásit

   TIP: Nebraňte zákazníkům spravovat odběr svých novinek. Pokud si je nepřejí a budete jim je nutit, budou vaše zprávy označovány jako spam a tím pádem nebudou doručovány ani zákazníkům, kteří je odebírat chtějí.

7. Údaje ze založení reklamace

Jejich vložením do šablony se následně v emailu propíše konkrétní informace vztahující se k zákazníkovi, kterému je email odesílán.